Что такое чек лист и как его создать: история, виды, преимущества и недостатки

Вы никогда не задавались вопросом, что такое чек лист и для чего он нужен? Часто ли вместо использования списков клеили стикер на монитор, чтобы не забыть что-то важное? Или завязывали узелок на руке? А может, прикрепляли записку на холодильник со словами: «Не забудь купить молоко и яйца»?

Все эти методы когда-то помогали не забыть что-то важное, и все они устарели в 21 веке. Так зачем рисовать крест на руке, если можно разгрузить мозг, создав удобный чек-лист? Об этом удобном способе организации процессов мы сегодня и поговорим.

Что такое чек лист

Само определение check list с английского переводится как «проверить список», что является 100% описанием сути этого термина. Как пишется? Обо всем по порядку. Это список действий, которые будет необходимо проверить в будущем, а чтобы сейчас не загружать мозг запоминанием множества задач, люди и создают чек-лист. После упорядочивания всех действий на пункты, становится проще выполнять сложные задачи, а благодаря современным технологиям чек-лист всегда будет у вас под рукой.

Нужно вам рассказать старушке, как включить компьютер, подсказать другу, как переустановить Windows, коллегу научить работать в экселе или в ворде, а мужу составить список покупок в магазине – для всех этих действий подойдёт чек-лист. Ведь он не только поможет не совершить ошибок в цикле повторяющихся действий, но сэкономит время и поможет помнить всё то, что можно забыть.

Это руководство для самомотивации и контроля, нацеленное на эффективное и быстрое выполнение определённых действий.

Зачем они нужны

Подобные списки необходимы для удобной организации процессов. Например, в кафе и ресторанах внедрен чек-лист для официантов, поваров, барменов и другого персонала. Подобный шаг ускоряет обучение новых сотрудников и помогает им лучше работать в команде – во время испытательного срока новичкам устраивают инструктаж и выдают личный чек-лист для самостоятельной работы.

Иногда чек-лист не являются перечнем действий, которые нужно выполнить. Часто это ещё и список пунктов, которые нужно проверить. К примеру, перед тем как закрыть магазин после рабочего дня, сотрудник безопасности должен по списку проверить каждое помещение, каждую дверь, каждый пожарный выход и далее по чек-листу.

В наше время многие даже используют эти листы в качестве информационного продукта. Чек-лист просто создавать и ещё проще кому-то передать в виде электронного файла, который сохранит свою информативность. Ими делятся студенты, их продают как отдельную услугу и используют для продвижения бизнеса и smm. Чек-лист часто дарят в качестве бонуса на семинарах, вебинарах и прочих обучениях, их же любят использовать на сайтах для сбора контактных данных потенциальных клиентов.

Назначение чек-листа

Чек-лист используют в трёх случаях:

1. Если необходимо создать руководство для получения результата. Если вы хотите приготовить блюдо, которое никогда не готовили, то для этого отлично подойдёт чек-лист: «Нарежьте овощи», «Тушите полчаса», «За пять минут до готовности добавьте зелень» и так далее. Другими словами, если нужно выполнить определённую последовательность действий, чтобы достичь своей цели, то отлично подойдёт пошаговый план, написанный от руки на бумаге, или же в электронном виде.
2. Если нужно проконтролировать определённые параметры. В данном случае порядок действий не важен, нужно лишь проверить выполнение всех необходимых действий для достижения результата. Скажем, неважно в каком порядке вы покупаете продукты в магазине, главное купить их все. Такие чеклисты выполняют одну цель – напоминают, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна быть рабочая система, которую необходимо проверить.
3. Наконец, последнее назначение – это инструмент мотивации. В данном случае одна большая задача была разделена на мелкие этапы, которые не так сильно пугают, плюс за выполнение каждого можно себя вознаградить. Чем больше галочек стоит напротив подпунктов, тем менее сложным и пугающим становится главный пункт. Скажем, «убрать дом» – это сложно и долго, но разделить это на десять мелких задач типа «помыть окна», «протереть полки», «подмести полы» уже пугают не так сильно. Кроме того, списки часто используют для того, чтобы приучить себя к чему-то полезному и приятному. Правильное питание, бег по утрам, отказ от курения или йога – гораздо проще вырабатывать полезные привычки, имея под руками чёткий план на каждый день.

Что такое чек лист жизни на русском, как его пройти и почему это реально работает

Некоторые считают, что такая элементарная вещь как чек-лист не может что-то изменить и как-то сильно помочь. Однако в жизни часто бывает, что чем проще – тем лучше. Вот и так называемый life checklist – элементарная вещь, но даже такая мелочь может не только улучшить жизнь, но и спасти её.

Примечательной является история, когда чек-лист помог сохранить жизни больных людей. Доктор Питер Проновост из Университета Джона Хопкинса успел дать бой инфекциям, которые попадают во внутривенные капельницы, что вызывает тяжёлые последствия. Но он решил, что логичнее не бороться с ними, а предотвратить вовсе.

Для этого врач создал чек-лист из пяти разделов, в котором были довольно простые указания: мыть руки перед установкой капельницы, обрабатывать место укола пациента антисептиком и тому подобное. Элементарные требования, простейшие и банальные, все их и так должны выполнять, но дальше произошло удивительное.

В одной из больниц, где ввели этот чек-лист, за 18 месяцев практически полностью исчезли случаи попадания инфекций в капельницы. Это позволило спасти множество человеческих жизней, а клиника сэкономила около 175 миллионов долларов из-за того, что не нужно было лечить осложнения, вызванные инфекциями.

Поэтому не стоит думать, что чек-лист – это бесполезная трата времени. Зачастую самые простые вещи оказываются самыми действенными.

Типы чек-листов

Всего существует два основных типа:

1. Read-Do, или же прочитай и сделай. Этот чек-лист обычно используется для стажёров, учащихся и других, кто ещё не знаком с каким-то процессом. Человек сначала читает инструкции, точно ей следует и отмечает свой прогресс.
2. Do-Confirm, он же сделай и проверь. Данный список обычно пишется для экспертов, кто уже всё умеет, но хочет сам себя проконтролировать. Используя подобные чек листы, человек сначала выполняет все пункты, а потом проверяет себя.

Как создать чек-лист

Для того чтобы создать список, необходимо соблюдать ряд правил:

• В первую очередь решите, для кого этот чек-лист или гайд, чем конкретно он поможет этой персоне;
• Если необходимо, попросите помощи для создания чек-листа у того, кто в курсе описываемых процессов;
• Разбивайте большие трудные задания на небольшие категории по темам, что серьёзно упростит задачу;
• Старайтесь писать коротко и просто, чтобы лист поняли все. На каждую отдельную задачу должен быть отдельный пункт. При этом не стоит вписывать в список абсолютно всё – должна быть лишь та информация, которая поможет в достижении результата;
• Итоговый объём чек-листа должен быть небольшим. Если все пункты не уместились на одном листе, то лучше сделать два маленьких чек-листа;
• Будет очень предусмотрительно, если вы оставите место. Оно может пригодиться для корректировок и заметок;

Если вы непременно хотите создать чек-лист по всем правилам, то обязательно включите в него все те пункты, которые помогут выполнить работу:

• Должны быть единицы, которые нужно записать или осмотреть;
• Чёткие критерии для самостоятельно проверки, в ходе которой будет ясно, что выполнено правильно, а что нет;
• Стандарты и правила для определённой задачи;
• Контактные данные человека, кто ответственен за работу.

Вот вы и получили точные инструкции, что такое чеклист. Разумеется, после создания его необходимо тщательно проверить на практике. Разработайте образец и проведите самостоятельный тест, попробуйте лично пройтись по всем пунктам чек-листа и внесите в него правки, если это необходимо.

Примеры

Чтобы стать успешными, многие постоянно пользуются разнообразными чек-листами в обычной жизни, форматы которых бывают следующими:

• Трекер. Подобные листы создают для отслеживания частоты действий и выработки полезных привычек. Скажем, если человек хочет похудеть, начать ходить в спортзал или прекратить употреблять алкоголь. В чек-листе также можно добавить награды за продолжительные успехи. Допустим, целый месяц не пропускали занятия в зале? Значит можно с чистой душой вознаградить себя каким-нибудь подарком. Таким образом создаётся дополнительная мотивация самого себя;
• Советы и лайфхаки. Этот чек-лист создаётся для того, чтобы предоставить рекомендации как можно улучшить некие процессы. К примеру, лайфхаки как быстро научиться вязанию или советы по написанию детектива;
• Оцени себя. В этих оценочных листах записаны критерии, по которым можно что-то оценить и сравнить самим с собой. Допустим, «пять признаков, что у вас выгорание и пора уволится» или же «десять критериев, что ваш кот хочет вас убить»;
• Бинго. Этот шутливый формат стал очень популярным в последнее время в интернете. Представляет собой изображение, разделённое на множество равных квадратных частей, в каждой из которых записана фраза, относящаяся к какой-то ситуации или событию. Если фраза подходит вашей ситуации, то квадратик зачёркивают, и если таким образом зачеркнут весь ряд, то вы собрали бинго. Если они на самые разные темы: «Для совещаний», «Для лекций», «Я и моё трудное детство», «Для концертов» и так далее;
• Развлечение. Подобный список создаётся исключительно в развлекательных целях, а не для решения каких-то проблема или задач. Шутки ради созданы такие как: «Создание летнего настроения», «Ты и твоя осенняя депрессия», «Как не наорать на жену во время самоизоляции», «Как правильно устраивать марафон фильмов Марвел» и прочее. Подобный тип чек-листов обычно используют в продвижении компании, чтобы привлечь внимание аудитории.

Где можно создать чек-лист самостоятельно

Когда-то чек-лист создавали исключительно на бумаге А4 и в блокнотах. Сегодня гораздо удобнее и быстрее воспользоваться электронными девайсами. Отлично подойдёт Word и Excel на компьютере, онлайн-календари, а также заметки в смартфоне.

Если списки вам постоянно нужны под рукой, то логичнее будет воспользоваться одним из специализированных сервисов, созданных специально для чек-листов. Подобные сервисы и программы разработали для того, чтобы было проще планировать своё время и работать с большими объёмами данных.

Лучшие сервисы по онлайн составлению чек-листа

Если у вас есть проблемы с систематизацией информации, которую необходимо загрузить в одно место, чтобы в дальнейшем в этом месте с ней работать вместе с командой, то держите топ лучших бесплатных сервисов и приложений:

1. Чек-лист|Эксперт. Удобный конструктор на русском языке для создания и заполнения неограниченного количества списков, которые потом можно отслеживать онлайн, да ещё и видеть удобный прогресс-бар.
2. Checkli. Это красивый и удобный аналог прошлого сервиса, но на английском языке. В нём также можно не только заполнять листы в интернете, но и делиться ими с друзьями и коллегами, встраивать в свой сайт или сохранять себе на устройство.
3. Notion. Одно единственное приложение для сбора всех ваших дел и задач в одном единственном месте. Можно и подробно все по пунктам составлять, и создавать целые базы знаний, и управлять личными задачами.
4. Evernote. Здесь вы сможете создавать заметки, контрольные списки, напоминания, ставить задачи другим людям, распознавать рукописный текст и выполнять ещё множество полезных действий.
5. OneNote. Полезная цифровая записная книжка для любых ваших заметок от Microsoft, списков, рисунков и всего другого, чтобы вы делали в обычном рукописном блокноте.
6. Todo.txt. Это не сервис или программа, а способ взаимодействия с делами. С помощью этой системы можно в обычном компьютерном Блокноте составлять чек-лист, которые очень просто выглядят, но отлично выполняют свои задачи.
7. Microsoft To Do. Удобный сервис сразу для разных платформ, в котором можно планировать свои задачи на день, неделю, месяц или больший промежуток времени.
8. Remember The Milk. Название указывает на суть приложения. Чтобы не забывать в магазине купить молоко, воспользуйтесь этим сервисом, который напоминает о заданиях по почте, в СМС, мессенджерах и даже в социальных сетях.
9. Any.do. Красивая красочная платформа для целого ряда удобных функций при планировании работы, отдыха и прочего. Напоминания, списки, распределение покупок по категориям, распознавание речи и многое другое.
10. TickTick. Элементарный планировщик задач, с которым вы сможете составлять минималистичные чек-листы, разделённые по приоритету, локации и тегам.
11. Todoist. Интересный сервис, где вы выполняете задачи и зарабатываете очки, по которым можете оценить свою продуктивность.
12. MyLife Organized. Программа может автоматически составлять списки заданий, к которым следует приступить далее. Обширные иерархии дел, гибкое создание зависимости между задачами, наглядные деревья задач, в которых подсвечиваются ваши следующие шаги.
13. Habitica. Залипательное приложение, в котором планирование дел создано в виде ролевой игры. Здесь вы заводите питомцев, находите новое оружие, убиваете монстров, добываете золото и всё это за выполнение простых задач, которые вы сами себе ставите.
14. Сервисы Google. Таблицы, задачи и Keep – это три сервиса, которые помогут вам выполнять ежедневные задачи и проверять самого себя.
15. Canva. Известный сервис оформления симпатичных чек-листов для самых разных жизненных ситуаций.
16. Venngage. Сервис, позволяющий работать с информационной графикой. Здесь вы найдёте множество шаблонов для создания презентаций, отчётов, открыток и чек-листов.
17. 365done.ru. Сайт с множеством необычных списков, в том числе с челленджами, трекерами привычек и многим другим.

Как оформить

Самое важное – это определить тип списка:

• Самый частый вид – это три колонки. Первая для порядкового номера, вторая для описания задачи, третья для отметки о выполнении пункта;
• Каждый пункт обязательно должен состоять из одного действия и быть сформированным из одного или пары слов;
• Один список не должен включать в себя больше 20 задач, иначе он будет чересчур громоздким. Если размер получается большим, то задачу лучше разбить на несколько этапов, для каждого из которых сделать отдельный перечень;
• Желательно, чтобы чек-лист поместился на одну страницу или на один экран телефона или компьютера;
• Должна быть логичная структура списка, чтобы каждый пункт вытекал из предыдущего, либо был расположен в логичной последовательности;
• Для некоторых пунктов можно выставлять временные рамки, если это необходимо;
• Указывать абсолютно всё не стоит. Хватит лишь тех действий, которые влияют на выполнение поставленной задачи;
• Не стоит использовать много разных ярких цветов. Достаточно будет лишь двух, плюс использования курсивного шрифта.

Где разместить чек-лист

Если список относится к поведенческим триггерам, то лучше подобный чек-лист размещать там, где он будет наиболее уместным. К примеру, указание не есть после шести, стоит повесить на холодильник, напоминание о необходимости не завтракать, так как нужно сдавать анализы, оставить на кухонном столе, список покупок в магазине надо положить в кошелёк, чек-лист для проведения внутреннего аудита компании повесить на доску и так далее.

Таким образом, личные напоминания должны быть на личном смартфоне, другом гаджете или в ежедневнике, рабочие на рабочем столе или компьютере сотрудника, а коллективные необходимо хранить в облачном хранилище или в рабочем чате.

Преимущества

Так и что такое чек-лист, если отбросить всё лишнее и оставить лишь плюсы:

• Списки дают отличную возможность разбить большую задачу, кажущуюся невыполнимой, на множество мелких, чтобы понять реальный объём работы;
• Создавая чек-лист, вы фиксируете информацию и постоянно храните её у себя, поэтому вы никогда не забудете о важных задачах;
• Глядя на список, вы сразу понимаете, что осталось сделать и в какую очередь;
• Благодаря отметкам «выполнено» рабочий процесс станет нагляднее и осязаемее.

Недостатки

А вот что можно выделить из минусов:

• Некоторые задачи слишком простые для того, чтобы для них делать отдельный чек-лист. В таком случае создание подробного списка будет формой прокрастинации, когда вместо того, чтобы начать что-то делать, вы будете лишь создавать ненужные документы и планировать как будете что-то делать;
• Внедрение инновации может быть встречено в штыки, поэтому потребуется практика и плодотворная работа для того, чтобы ввести чек-листы в рабочий процесс;
• После внедрения типовых списков может возникнуть ситуация, когда рабочие будут слепо следовать правилам и алгоритмам вместо того, чтобы придумывать новые технические новшества и проявлять себя.

История появления чек-листов

Считается, что чек-лист появился на свет благодаря авиации в 1930-х годах. Армия США заказала новые бомбардировщики Boeing Model 299, испытания которых пошли не по плану. Самолёт просто остановился в воздухе и упал на землю, а после пресса сообщила, что аппарат слишком сложен для людей. Всё дело в управлении, которое было значительно сложнее, чем на других летательных аппаратах того времени.

Создатели самолёта решили не делать своё детище проще, а разработали подробный список действий для пилотов, в котором описали действия:

• До вылета:
• Во время взлёта;
• Во время полёта;
• Во время посадки;
• Сразу после посадки.

Благодаря этому решению пилоты постоянно имели под руками подробный список действий, поэтому им больше не нужно было держать в памяти сложный порядок действий. Это гениальное решение блестяще сработало, и США заказали больше 12 тысяч подобных аппаратов, которые активно участвовали во Второй Мировой войне в итоге стали известны как «Летающая крепость» B-17. А без чек-листов этого бы просто не случилось.

Контрольные списки внедрили и в других сферах. К примеру, перед первой высадкой человека на Луну был создан чек-лист из целых 100 страниц. Считается, что астронавт миссии «Аполлон-11» Майкл Коллинз тогда сказал, что контрольные списки стали полноценным четвёртым членом экипажа.

Впрочем, чек-лист используют далеко не везде. Когда-то ВОЗ хотела использовать чек-лист, по которому врачи должны были свериться перед операциями. Тестирования даже продемонстрировали, что подобные списки сокращают осложнения и летальность. Однако то была лишь практика, а в реальных условиях врачи противились нововведению, считая, что списки лишь отвлекают.

Заключение

В конце концов, что такое чек лист? Это не просто средство для достижения целей – это настоящий помощник на работе и в личной жизни. Он помогает упорядочить жизнь, упрощает самые сложные задачи и помогает сохранить время. Если вы будете соблюдать рекомендации по составлению списков, то сможете изрядно облегчить жизнь себе, своей семье и коллегам. Расскажите друзьям про чек лист — что это такое и почему важно в жизни каждого человека.