...

Как легко отправить ПДФ файл по электронной почте

Электронная почта остается одним из основных инструментов делового общения. Через нее ведутся переговоры, заключаются сделки и пересылаются документы. С последним периодически возникают трудности. Мы расскажем, как отправить ПДФ-файл по электронной почте и избежать возможных проблем.

Подготовка файла к отправке

Перед тем как отправить файл PDF по электронной почте, нужно проверить его размер. В двух популярных почтовых сервисах: Gmail и Яндекс.Почте, вложение не может быть больше 25 и 30 МБ соответственно. Прикреплять к письму большие файлы нельзя.

Имейте в виду: в других почтовых клиентах технические требования могут быть иными. Правильно настроенный сервер автоматически рассылает сообщения об ошибках, в частности, о превышении размеров. Они приходят в виде ответного письма, но так происходит не всегда. Лучше перестраховаться и не выходить за пределы 20-25 МБ — это наиболее распространенные значения.

При более благоприятном сценарии сервис предупредит о существующих ограничениях уже при создании письма. Вы сможете сразу устранить проблему и отправить правильное сообщение. Иногда некорректное вложение все равно прикрепляется. Например, почтовая служба Google может загрузить файл на облачный диск, а в письмо добавить ссылку на него.

Первый способ, который приходит на ум в такой ситуации — сжать PDF-файл. Лучше использовать ZIP-архивы — они открываются на любом компьютере встроенными средствами. Архивирование дает разные результаты. Отсканированные документы и файлы с большим количеством изображений сжимаются плохо — размер уменьшается на несколько процентов. В других случаях файлы сокращаются в несколько раз.

Другой способ более эффективен, но отнимает много времени. Файлы, полученные со сканера обычно представляют собой последовательность изображений, из-за чего занимают много места на диске. Функция оптического распознавания символов (OCR) автоматически преобразует их в текстовые документы, размер которых невелик. Однако OCR не всегда эффективно справляется с задачей. В одних случаях в документе встречаются опечатки, что исправляется внимательной вычиткой и редактированием. В других — текст превращается в беспорядочную последовательность символов.

Александр Бойдаков

Компьютерный эксперт, стаж работы более 23 лет. Директор, менеджер, копирайтер и просто хороший человек.

Оцените автора
Наш Компьютер - информационный портал
Добавить комментарий