Электронная почта остается одним из основных инструментов делового общения. Через нее ведутся переговоры, заключаются сделки и пересылаются документы. С последним периодически возникают трудности. Мы расскажем, как отправить ПДФ-файл по электронной почте и избежать возможных проблем.
Подготовка файла к отправке
Перед тем как отправить файл PDF по электронной почте, нужно проверить его размер. В двух популярных почтовых сервисах: Gmail и Яндекс.Почте, вложение не может быть больше 25 и 30 МБ соответственно. Прикреплять к письму большие файлы нельзя.
Имейте в виду: в других почтовых клиентах технические требования могут быть иными. Правильно настроенный сервер автоматически рассылает сообщения об ошибках, в частности, о превышении размеров. Они приходят в виде ответного письма, но так происходит не всегда. Лучше перестраховаться и не выходить за пределы 20-25 МБ — это наиболее распространенные значения.
При более благоприятном сценарии сервис предупредит о существующих ограничениях уже при создании письма. Вы сможете сразу устранить проблему и отправить правильное сообщение. Иногда некорректное вложение все равно прикрепляется. Например, почтовая служба Google может загрузить файл на облачный диск, а в письмо добавить ссылку на него.
Первый способ, который приходит на ум в такой ситуации — сжать PDF-файл. Лучше использовать ZIP-архивы — они открываются на любом компьютере встроенными средствами. Архивирование дает разные результаты. Отсканированные документы и файлы с большим количеством изображений сжимаются плохо — размер уменьшается на несколько процентов. В других случаях файлы сокращаются в несколько раз.
Другой способ более эффективен, но отнимает много времени. Файлы, полученные со сканера обычно представляют собой последовательность изображений, из-за чего занимают много места на диске. Функция оптического распознавания символов (OCR) автоматически преобразует их в текстовые документы, размер которых невелик. Однако OCR не всегда эффективно справляется с задачей. В одних случаях в документе встречаются опечатки, что исправляется внимательной вычиткой и редактированием. В других — текст превращается в беспорядочную последовательность символов.
Наконец, можно разделить большой ПДФ-файл на несколько маленьких. Как это сделать вы можете узнать по этой ссылке: https://free-pdf.ru/kak-razdelit-pdf-fajl.php. Такой способ дает гарантированный результат.
Как отправить PDF по почте
В ряде случаев электронная переписка имеет официально признанный статус и влечет соответствующие юридические последствия. Это позволяет вести по электронной почте деловые переговоры, направлять претензии, проекты соглашений, обращения в государственные органы и другие материалы. Благодаря продуманным интерфейсам веб-сервисов, для отправки письма достаточно минимальной компьютерной грамотности.
Теперь, когда предварительные проверки и подготовки позади, узнаем, как отправить документ в ПДФ-формате на почту.
Как отправить документ через Yandex-Почту
1. Откройте почтовый клиент и нажмите «Написать» вверху слева.
2. Введите получателей, тему, напишите сопроводительное письмо. Затем нажмите кнопку со скрепкой («Прикрепить файлы с компьютера») на панели внизу. Добавьте PDF-файлы, которые собираетесь отправить.
3. Сервис автоматически выводит количество прикрепленных файлов и их общий размер. Чтобы отправить письмо, нажмите «Отправить» внизу слева.
Как отправить документ через Gmail
1. На главной странице Google нажмите «Почта» вверху справа.
2. Нажмите «Написать» вверху слева.
3. В появившемся окне введите получателя и тему сообщения. Напишите текст сопроводительного письма. Далее нажмите кнопку со скрепкой («Прикрепить файлы») и добавьте PDF-документы.
4. Сервис выводит прикрепленные документы в виде списка. Рядом с каждым файлом указывается его размер в килобайтах. Общий размер придется высчитывать самостоятельно. Когда закончите с письмом, нажмите «Отправить» внизу слева.
Заключение
Мы разобрали, как по почте отправить ПДФ-файл. Сам по себе процесс несложен. У популярных почтовых клиентов простой и понятный интерфейс. Основную трудность представляют ограничения на размер передаваемой информации. Чтобы избежать возможных проблем, лучше всего перед отправкой разделить большой документ на несколько более мелких и сохранить их в отдельные файлы. Также можно заархивировать PDF или распознать содержащийся в нем текст при помощи функции OCR. Однако эти методы менее эффективны и могут отнять много времени.
